List referencyjny odgrywa kluczową rolę podczas ubiegania się pracownika o nową posadę lub awans. Dobrze napisana rekomendacja może znacząco zwiększyć jego szanse na zdobycie wymarzonej pracy. Jak więc przygotować referencje, która wyróżni kandydata na tle innych aplikujących?
Zbierz informacje o pracowniku
Zanim zabierzesz się za pisanie, zbierz możliwie jak najwięcej konkretnych informacji na temat rekomendowanej osoby. Przejrzyj jej akta personalne, żeby poznać dokładną datę zatrudnienia, obszary odpowiedzialności, osiągnięcia, wcześniejsze role i awanse. Popytaj też współpracowników o mocne i słabe strony kandydata.
Im więcej będziesz wiedział o zaletach, umiejętnościach i doświadczeniu pracownika, tym łatwiej będzie Ci uwypuklić je w liście referencyjnym. Posiadanie konkretnych przykładów jego sukcesów zawodowych pozwoli uniknąć ogólników.
Przedstaw pozytywne cechy pracownika
Referencja powinna wskazywać pozytywne cechy kandydata, takie jak sumienność, uczciwość, kreatywność, dobra organizacja pracy czy łatwość nawiązywania kontaktów. Podkreśl jego mocne strony i umiejętności przydatne na stanowisku, o które się ubiega.
Uzasadniaj każdą pozytywną opinię o pracowniku konkretnymi przykładami z jego dotychczasowej kariery zawodowej. Unikaj ogólników – zamiast stwierdzenia „Pan Kowalski jest pracowity” napisz „Pan Kowalski nigdy nie opuścił deadline’u i zawsze skrupulatnie wywiązywał się ze swoich obowiązków”.
Opisz kompetencje i umiejętności pracownika
W liście polecającym powinny znaleźć się kluczowe kompetencje i umiejętności twarde oraz miękkie, które predestynują pracownika do pełnienia konkretnej roli zawodowej. Jeśli ubiega się o stanowisko programisty, wymieniaj jego znajomość wybranych języków programowania, frameworków i narzędzi.
Warto też wspomnieć o tym, jak sobie radził z różnymi wyzwaniami w pracy i realizacją poszczególnych zadań. Dobrze świadczy o kandydacie, jeśli potrafił wyjść poza swoje obowiązki, aby wesprzeć zespół w trudnej sytuacji.
Podkreśl osiągnięcia i sukcesy pracownika
Referencja to dobre miejsce, aby pochwalić dokonania zawodowe pracownika. Wymieniaj konkretne wyniki jego pracy – wzrost sprzedaży o 20% rok do roku, pozyskanie nowych kontrahentów, usprawnienie procesu produkcji czy pochwały od stałych klientów.
Wspomnij również o awansach, nagrodach, podwyżkach i innych oznakach uznania, jakie otrzymał w Twojej firmie. Wyjaśnij, w jaki sposób jego praca przełożyła się korzystnie na wyniki lub reputację firmy.
Dostosuj list do nowej roli zawodowej
Referencja powinna być napisana z myślą o konkretnym stanowisku, o które ubiega się rekomendowana osoba. Dlatego podkreślaj te umiejętności i doświadczenia z jej dotychczasowej kariery, które będą przydatne na nowym stanowisku.
Jeśli np. stara się o posadę menedżera projektu, wykaż, że potrafi dobrze zarządzać zespołem, koordynować zadania i pilnować terminów. W ten sposób zasygnalizujesz, że pracownik poradzi sobie z nową rolą.
Sprawdź i edytuj list przed wysłaniem
Przed wysłaniem referencji dokładnie ją sprawdź – zarówno pod kątem merytorycznym, jak i poprawności językowej. Upewnij się, że prezentuje pracownika jak najlepiej i nie zawiera negatywnych stwierdzeń ani niejasnych sformułowań.
Warto dać list do przeczytania komuś z zewnątrz – spojrzy na niego z perspektywy przyszłego pracodawcy. Jeśli to możliwe, omów treść z samym zainteresowanym.
Przykładowy wzór listu referencyjnego
Poniżej znajduje się przykładowy list referencyjny, który może posłużyć jako wzór do stworzenia profesjonalnej rekomendacji dla pracownika:
Miejscowość, data
Imię i nazwisko adresata Firma Adres
Szanowni Państwo,
Z przyjemnością piszę ten list referencyjny dla Pana Jana Kowalskiego, który był zatrudniony w naszej firmie na stanowisku specjalisty ds. marketingu od marca 2018 r. do grudnia 2022 r.
W czasie swojej pracy Pan Kowalski wykazał się sumiennością, zaangażowaniem i świetnymi zdolnościami organizacyjnymi. Chętnie podejmował dodatkowe zadania, często wychodząc z własnymi pomysłami na usprawnienie działań marketingowych. Jego kreatywne kampanie przyniosły wymierne korzyści dla naszej firmy.
Jestem przekonany, że Pan Kowalski posiada umiejętności i doświadczenie pozwalające sprawnie wykonywać obowiązki specjalisty ds. marketingu również w Państwa firmie. Potrafi biegle posługiwać się pakietem Adobe, analityką Google i platformami social mediowymi. Z powodzeniem prowadził u nas promocję online i budował pozytywny wizerunek marki w mediach społecznościowych.
Rekomenduję Pana Kowalskiego jako pracowitego, kompetentnego i ambitnego specjalistę. Jestem przekonany, że będzie cennym nabytkiem dla Państwa zespołu. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, proszę o kontakt ze mną.
Z wyrazami szacunku,
Jan Nowak Stanowisko
Podsumowanie
Dobrze napisany list referencyjny może znacząco zwiększyć szanse kandydata na zatrudnienie lub awans. Warto poświęcić czas na zebranie konkretnych informacji o pracowniku i przedstawienie jego mocnych stron popartych przykładami. List powinien być dostosowany do stanowiska, o które ubiega się rekomendowana osoba. Przed wysłaniem referencji należy dokładnie ją sprawdzić i w razie potrzeby skonsultować. Profesjonalna rekomendacja może dać pracownikowi przewagę nad innymi kandydatami.