Dobrze przeprowadzony onboarding ma istotny wpływ na funkcjonowanie firmy na rynku. Zwiększa retencję pracowników, poprawia efektywność pracy oraz buduje pozytywny wizerunek biznesowy. Trzeba jednak go poprawnie zorganizować. W jaki sposób to zrobić?
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest onboarding;
- kto powinien go przeprowadzać;
- jakie korzyści przynosi;
- jak powinien wyglądać proces onboardingu;
- czy forma wdrożenia nowego pracownika do firmy ma znaczenie.
Onboarding pracownika – co to jest?
Proces onboardingu nowego pracownika to działania skupiające się na przygotowaniu nowo zatrudnionej osoby do pełnienia swoich obowiązków w nowym miejscu pracy. Jego celem jest nie tylko szkolenie nowych pracowników z zakresu funkcjonowania danej organizacji, ale przede wszystkim stworzenie atmosfery, która zachęci daną osobę do przedłużenia okresu próbnego i pozostania w firmie jak najdłużej.
Onboarding ma na celu ułatwienie adaptacji nowego pracownika w firmie, a także zwiększenie jego produktywności oraz przygotowanie go do bycia efektywnym członkiem przedsiębiorstwa w 100% samodzielnym.
„Badania pokazują, że skuteczny onboarding sprawia, że 69% pracowników decyduje się na pozostanie w firmie nawet przez 3 lata” (www.shrm.org)
Kto odpowiada za wprowadzenie pracownika do firmy?
Zastanawiasz się, kto powinien przeprowadzić onboarding pracownika? Zależy to głównie od struktury organizacji. W większych korporacjach za proces wdrożenia nowej osoby odpowiada dział HR – on definiuję rolę nowego pracownika, przeprowadza szkolenia i oprowadza po firmie. W mniejszych przedsiębiorstwach, które nie mogą sobie pozwolić na osobny dział, za proces wdrażania nowych pracowników do firmy odpowiada ich bezpośredni przełożony lub po prostu osoba na podobnym stanowisku, ale wyższym rangą.
Onboarding indywidualnie, online czy grupowo?
Obecnie wiele osób decyduje się na pracę zdalną. To jednak nie zwalnia przedsiębiorców z zaniechania organizacji procesu onboardingu. Jeśli firmie zależy na budowaniu wizerunku i zatrzymaniu na dłużej pracownika, musi przeprowadzić szkolenie nowych pracowników niezależnie od formy pracy. Ale w jaki sposób to zrobić?
Forma indywidualna będzie bardziej kosztowna. Dlatego warto ją przeprowadzić grupowo, nawet w formie online. W przypadku dużej ilości nowych pracowników ważne jest, aby podzielić ich na mniejsze grupy i dopasować je do konkretnych szkoleń w danym dziale – a czasem przeprowadzić nawet szkolenie indywidualne. Natomiast ogólne informacje na temat firmy mogą być przekazane na szkoleniu ogólnym. Dodatkowo warto zadbać o oprogramowanie online. Dzięki niemu nowy pracownik otrzyma wszystkie pliki ze szkolenia bezpośrednio na swoją nową skrzynkę odbiorczą – i będzie mógł do nich zajrzeć w dowolnym czasie po szkoleniu.
Duże wrażenie na nowozatrudnionych zrobi również aktywny onboarding pracownika, np. w formie rozmów czy quizów, który pozwala łatwiej przyswajać wiedzę, korzystniej wpływa na atmosferę w firmie i pozwala rozwijać kompetencje miękkie. Dodatkowo warto od początku zachęcać pracownika do wyrażania swojego zdania na temat firmy i spraw z nią związanych.
Wdrożenie do firmy nowego pracownika w formie online:
- ułatwia ogarnięcie liczby nowych pracowników i sprawdzanie list obecności;
- pozwala na masowe wysyłanie dokumentów do wszystkich jednocześnie;
- pozwala sprawdzać, na jakim etapie są poszczególni pracownicy w firmie.
Ile powinien trwać skuteczny onboarding nowych pracowników?
Proces onboardingu pracownika powinien trwać minimalnie 3 miesiące. Taki okres pozwala zaklimatyzować się danej osobie w nowym miejscu pracy, relatywnie dobrze poznać współpracowników oraz zasady obowiązujące w firmie. Wspomnieć należy jednak, że najlepiej byłoby, aby ten okres dopasowany był do ilości informacji, które pracownik musi ogarnąć w nowej pracy. Może się więc okazać, że w niektórych firmach proces wdrożenia pracowników potrwa nawet 8-12 miesięcy.
Pracownik ma czuć się swobodnie i pewnie. Onboarding to nie czas na stres oraz przytłoczenie. Zresztą badania pokazują, że w pierwszym miesiącu pracy efektywność nowego członka zespołu wynosi jedynie 25%, po czym wzrasta do 75% po 3 miesiącach wdrażania pracownika w sposób optymalny.
Niestety większość przedsiębiorców uważa, że w ich firmie onboarding nie jest potrzebny. Analizy pokazują, że najczęściej onboarding trwa mniej niż tydzień, a 8% pracowników w ogóle nie miało z tym procesem do czynienia.
Etapy onboardingu pracownika
Rozpoczęcie nowej pracy wiąże się z ogromnym stresem – nowe miejsce, ludzie, nowe obowiązki. Dlatego już na etapie procesu rekrutacji warto wprowadzić do rozmów przyjazną atmosferę, która zmotywuje do dalszego działania. Obserwacje pokazują, że dopiero po około 90 dniach pracy pracownik staje się w pełni przygotowany do swoich obowiązków. Warto więc regularnie sprawdzać, jak dana osoba sobie radzi z adaptacją, aby nie popełnić błędów w ocenianiu swoich pracowników i pomóc we wprowadzeniu nowej osoby do firmy – aby stała się w 100% niezależna.
Przyjrzyjmy się więc najważniejszym etapom procesu onboardingu.
Przed pierwszym dniem pracy
Mowa tutaj nie tylko o rozmowie kwalifikacyjnej, ale głównie o konwersacji już po ustaleniu warunków zatrudnienia. W wiadomościach dobrze jest pokazać, że firma jest już przygotowana na przyjęcie nowej osoby. Plusem będzie także, gdy przedstawisz nowego pracownika pozostałym członkom zespołu zanim ta osoba trafi do firmy, np. poprzez wysłanie wiadomości mailowej do wszystkich osób w danym dziale.
Przed rozpoczęciem pracy warto zaangażować pracownika i pokazać mu, że faktycznie zależy nam na jego zatrudnieniu.
Przygotowanie miejsca pracy
Pierwszy dzień pracy zwykle zostaje z nami na dłużej i w znacznym stopniu decyduje o tym, w jaki sposób pracownik zaczyna postrzegać daną firmę. Przygotuj stanowisko pracy wyposażając je we wszystkie najważniejsze urządzenia. Nowy pracownik musi już od pierwszego dnia czuć się częścią zespołu i to niezależnie od stanowiska, które obejmuje – zarówno w przypadku juniorów, jak i pierwszego dnia na stanowisku kierownika.
Ciekawym sposobem na zacieśnienie relacji i ułatwienie organizacji nowej osoby będzie tzw. welcome box, czyli zestaw gadżetów odpowiednio dobranych do stanowiska, np. kubek, notes czy pendrive.
Wdrożenie w struktury firmowe
Teraz czas na najważniejsze informacje o firmie i ich przedstawienie. Opowiedz, w jaki sposób działa przedsiębiorstwo, jaki jest główny cel firmowy, przedstaw też strukturę czasu pracy. Do dobry moment na lunch nowego pracownika z zespołem oraz przełożonymi, jeszcze lepsze wdrożenie się w struktury firmowe i zwyczaje tu panujące.
Procedury obowiązujące w firmie
Częścią procesu onboardingu jest również przedstawienie struktury awansów oraz przełożonych we wszystkich działach. Na tym etapie warto także wyjaśnić, kiedy i jak prosić o podwyżkę, przekazać karty dostępu czy hasła do komputerów, a także opowiedzieć o obowiązkach związanych z planowaniem urlopów czy zastępstw w firmie.
Mentor/buddy
To człowiek, który dba, aby nowa osoba poczuła się dobrze w przedsiębiorstwie. To on opowiada o nowej roli pracownika w firmie, odpowiada na nurtujące pytania i pomaga w wykonywaniu obowiązków. Dobrze dobrany buddy sprawia, że proces onboardingu przebiega sprawniej i nowa osoba dużo łatwiej asymiluje się z nowym zespołem na pokładzie.
Spacer po firmie
Przedstawienie członków zespołu, przełożonych oraz samego zarządu to również znaczący element onboardingu. Taki spacer po firmie pomoże nowym pracownikom nawiązać więzi z pozostałymi osobami w firmie. Jest on szczególnie przydatny w przypadku pracy zespołowej, gdzie już w pierwszych dniach pracy można przełamać przysłowiowe lody, poznać się bliżej, a tym samym poprawić efektywność swojej pracy.
Obowiązki firmowe
Wdrożenie nowej osoby to również przekazanie wszystkich niezbędnych informacji o zadaniach w firmie. Nowe obowiązki mogą na początku przytłoczyć, warto więc stopniować zadania względem trudności, aby nie zniechęcić pracownika do pracy już na początkowym etapie.
Proces onboardingu w firmie – dlaczego jest tak ważny?
Onboarding pracownika ma jeden jasny cel: przygotowanie pracownika do pełnienia obowiązków w strukturach nowej firmy w sposób samodzielny. Im wyższa jego jakość, tym większa szansa na szybsze wdrożenie pracownika oraz jego większą efektywność. To zaś przekłada się z kolei na wyższe zyski przedsiębiorstwa i daje firmie większe możliwości rozwoju na rynkach – w końcu o wielkości firmy świadczą jej pracownicy.
To jednak nie wszystko. Dobrze przeprowadzony onboarding:
- ogranicza ilość zwolnień w firmie;
- poprawia atmosferę w pracy;
- zwiększa efektywność wykonywania obowiązków;
- poprawia opinie o firmie na rynku pracy;
- buduje relacje pracownika z załogą i całą firmą.