Młodszy specjalista ds. kontroli obiegu dokumentów

Jacobs jest międzynarodową firmą inżynierską świadczącą usługi w zakresie doradztwa technicznego, projektowania i zarządzania projektami dla klientów z sektora publicznego i prywatnego.  Jesteśmy obecni zarówno przy realizacji obiektów przemysłowych i infrastruktury transportowej, jak i inwestycjach związanych z gospodarką wodną, ochroną przeciwpowodziową czy energetyką jądrową. Zatrudniamy ponad 50 000 pracowników na całym świecie.

W Krakowie znajduje się  Globalne Centrum Projektowe, w którym zatrudniamy już ponad 1300 inżynierów oraz ponad 1000 specjalistów różnych branż ( Ksiegowość, IT, HR, Zakupy) w ramach Centrum Usług Wspólnych.

Wspieramy możliwość rozwoju zawodowego nieustannie podnosząc kwalifikacje naszej Kadry Inżynierskiej, poprzez udział w zewnętrznych i wewnętrznych szkoleniach branżowych, konferencjach czy tez inicjatywach  nietechnicznych typu mentoring czy wolontariat.

Rozpocznij karierę w firmie, która inspiruje i zapewnia pracę, dzięki której możesz się rozwijać i odnosić sukcesy każdego dnia. 

Zakres obowiązków:  

• Kontrola formalna dokumentacji projektowej.
• Ciągła współpraca z Project Information Managerem oraz Project Managerem w celu opracowania i aktualizacji strategii obiegu dokumentacji na projekcie oraz ustalenia procesów kontroli dokumentacji.
• Oficjalne przekazywanie dokumentacji projektowej do odpowiednich klientów, kontrahentów oraz partnerów biznesowych zgodnie z ustalonymi procedurami za pomocą wskazanych narzędzi. Wspracie zespołu projektowego podczas nanoszenia wymaganych korekt w dokumentach oraz ich atrybutach.
• Rejestracja przychodzącej dokumentacji projektowej, jej dystrybucja oraz kontrola poprawności.
• Przygotowanie szkoleń dla wewnętrznego zespołu projektowego z zakresu procedur kontroli dokumentacji. Udzielanie wspracia zespołowi projektowemu z zakresu obsługi wybranego systemu Common Data Enviroment.
• Codzienna obsługa skrzynki mailowej dedykowanej zespołowi zajmującemu się kontrolą dokumentacji na danym projekcie.
• Przygotowywanie raportów, odpowiadanie na pytania i rozwiązywanie problemów związanych z projektem w zakresie kontroli dokumentów, wspracie audytu jakościowego oraz BHP.

Oferujemy:

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin
• Możliwość pracy w biurze lub w modelu hybrydowym 
• Elastyczne godziny pracy ( rozpoczynamy między 7:30-9:30) 
• „Krótkie piątki” (poniedziałek – czwartek 8.5h, piątek 6h) 
• Pracę w doświadczonym zespole projektowym, przy międzynarodowych/długoterminowych projektach w firmie obecnej we wszystkich obszarach infrastruktury 
• Współpracę z inżynierami z zagranicznych biur Jacobs 
• Możliwość uczestnictwa w inicjatywach związanych z innowacją i jej praktyczne wykorzystanie w automatyzacji i optymalizacji projektowania z użyciem różnych technologii, narzędzi oraz języków programowania 
• Członkostwo w sieciach społecznościowych Jacobs ( Women’s network, One World, PRISM, Careers Network, Collectively i innych) oraz udział w inicjatywach związanych z ich działalnością 
• Pakiet benefitów (pakiet medyczny LuxMed, dodatkowe ubezpieczenie na życie, dofinansowanie karty Multisport, system kafeteryjny My Benefit, opieka psychologiczna) 
• Dofinansowanie kursu j. angielskiego  
• Coroczny zwrot kosztów członkostwa w izbie inżynierów 
• Możliwość wyjazdów zagranicznych i współpracy z innymi branżami przy realizacji projektów o globalnej skali 

Here’s What You’ll Need:

Nasze wymagania:

• Bardzo dobry Angielski (mówiony i pisemny).
• 1 rok doświadczenia związanego z wsparciem projektów.
• Doświadczenie w kontroli dokumentacji lub administracji.
• Bardzo dobra znajomość podstawowych funkcji MS Excel, Word, Outlook.